noviembre 21, 2016

Tips para la organización de eventos 2.0

Tips para la organización de eventos 2.0

Seguro que os habéis preguntado en alguna ocasión cómo organizar un evento 2.0. Pues bien, hace poco escribí un artículo sobre esto para la revista Ciudad con Alma, un proyecto que se ha convertido en el primer medio que resalta la belleza de la provincia de Málaga en todos los aspectos. Os dejo con el post en el que doy algunos tips para la organización de eventos 2.0:

Ha llegado la hora, hemos tomado la decisión, vamos a organizar un evento… ¿Por dónde empezamos?

Esta situación ocurre a diario en numerosas organizaciones, grandes o pequeñas, privadas o públicas. Algunas de ellas tienen departamentos dedicados a la promoción de la marca de la empresa, otras de ellas cuentan con agencias externas que complementan dicha promoción y también las hay que no practican ninguna de las opciones anteriores.

Vamos a intentar dar forma a este puzzle y  mostrar algunas nociones básicas a la hora de organizar un evento y promocionarlo en redes sociales.

¿Cuáles son las ventajas de promocionar un evento en redes sociales?

Llega a un número ilimitado de receptores, abarata los costes y amplifica el valor de la marca (entre otras ventajas), si usamos las herramientas adecuadas la rentabilidad del evento se palpará a corto plazo.

¿Y cuáles son esas herramientas? Disponer de una buena web siempre es positivo, no obstante se recomienda hacer una landing page (una página que convierte a los visitantes en leads).

Unos meses antes del evento: crear el evento en páginas destinadas para ello (Quedamus, ticketea, Eventbrite…), comenzar a generar conexiones con nuestro público objetivo (crear algún grupo en Linkedin, listas en Twitter, alguna campaña en Facebook, crear un hashtag del evento y hacer promociones cruzadas con Instagram, etc.) Lo importante es ir difundiendo el evento, podemos ir dando pistas sobre el programa o si vendrá algún invitado especial.

Unas semanas antes del evento, se propone cambiar las fotos de perfiles y portada de nuestras redes corporativas y poner un diseño específico para el evento; publicar el programa definitivo del evento. Interactuar con nuestros seguidores, mencionando a perfiles que forman parte de nuestro público objetivo, emplazándolos a encontrarse “en carne y hueso” durante el acto en un “Tweet up”.

Llega el día señalado y comienza la acción, es importante que los contenidos sean difundidos en tiempo real, para que los que no hayan podido asistir estén informados al instante. Para ello podemos usar herramientas como “TweetWally” (que proyecta en streaming de Twitter a través del hashtag del evento) o “Visible Tweets” (no sólo muestra el hashtag del evento sino que nos puede mostrar a partir de frases o palabras). Es conveniente que haya alguien dedicado exclusivamente a la difusión y dinamización de las redes en todo momento.

Lo ideal también es señalizar las redes sociales de la empresa en el material corporativo del evento (como tarjetas, briefing, dossiers o landyards).

¿Cómo podemos medir la repercusión del evento?

Hay agencias especializadas para ello pero, no obstante, hay herramientas que nos pueden ayudar a tener una valoración estimada sobre cómo ha ido la difusión del evento en el entorno online.

Por ejemplo, podemos medir el impacto estadístico del #Hashtag con la página “Tweet Binder”, donde además podemos medir los tweets en categorías; o “Tweet Reach”, en la que podemos medir el alcance de los tweets, evaluar un #Hashtag, un usuario, hasta incluso una url y donde podemos medir nuestras campañas dentro de Twitter.

Estas son algunas pinceladas para conseguir que nuestro evento sea promovido en redes sociales, por supuesto, hay muchas más acciones que hacer, recursos que utilizar y consejos que escuchar.

No olvidemos mantener las redes sociales al día, todas ellas, de una manera u otra nos pueden ayudar a promocionar nuestra marca. 

Beatriz Romero, Responsables de Cuentas y Eventos

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